調整さんを知った日から、会議も飲み会も爆速で決まるようになった

cyouseisan

新年会シーズンはやや落ち着きましたが、複数人のスケジュール調整って大変じゃないですか?

 

会社メンバーでの会議ならまずスケジューラを使うでしょうが、組織を横串で並べるのに一苦労。
はたまたプライベートの飲み会ならばメールで日程を書きあって、Excelでシート化したり。
日程が決まりかけた頃に「ごめん!○日ダメになった!」と緊急連絡…

 

「もう自分でやってくれ!」そう言えるツールが「調整さん」です。

オンラインでみんなの候補日程を管理して並べてくれるサービス

きっかけは会社の会議調整で回ってきたミーティング候補日程の入力依頼のメール。

「調整対象者が多いので、各自『調整さん』に可否回答願います。」

 

このように記載されて貼ってあったURLが調整さんとの出会いでした。

 

調整さん (beta)- 簡単みんなのスケジュール調整ツール
飲み会・同窓会・イベント・会議・打ち合わせ… これらを設定する際に必ず必要になってくる、「全員の日程調整作業」を簡単スムーズに行う事ができるお手軽便利ツールです。 …

僕の周りでは知っていた人は3割くらい。
もうかなりメジャーなツールなのでしょうが、驚愕でした。
心からシェアしたいと思います。

調整さんの使い方

1.新規イベント作成

トップページから「新規イベント作成」をクリックします。

 

2.イベント詳細/日程入力

まず幹事となる方がイベント名、詳細説明文、候補日程を入力しましょう。
候補日程は改行する毎に新しい列が反映されます。
完了したら「イベントを作成する」をクリック。

 

3.通知URLの取得

下記の画面と共に、調整対象者へお知らせするためのURLが生成されます。
これをコピーしておきましょう。
そして、「イベントページを表示」をクリックします。

 

4.まず自分の都合を入力

最初に入力したイベント名や詳細、候補日程が反映された画面に遷移します。
「出欠を新規登録する」内に名前を入力し、候補日程から○、×、△をプルダウンで選択。
一言コメントも添えられるので利用しましょう。
完了したら「更新」をクリック。

 

5.あとは皆に入れてもらうだけ。

先ほどコピーした通知URLで皆同じ画面に来れますので登録をお願いしましょう。
複数人が入力した後再び参照してみると、集合可能な日程には緑の帯が付いています。

 

 

テストページでは2/3なら皆の予定が合うようです。

○月○日に状況確認のうえ日程を確定させますので、それまでに登録お願いします。

こんな風に言っておけばあとはその日に見て、緑の帯がついた候補日を採用するだけです。

最後に注意点

とても便利な調整さんですが、ログインを必要としないページですので、複雑な通知用URLを適当に入力できてしまった外部の人が居ても閲覧可能です。
利用の際は、本名や電話番号・メールアドレス等は極力入力しないようにする注意が必要です。


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